Master data management: MD de productos

Cada vez hay un mayor número de datos que los negocios deben gestionar. Ante esta situación, son más las empresas que utilizan y cuentan con soluciones de Master Data Management (MDM) para gestionar datos de productos, clientes y empresas. Y es que contando con las herramientas necesarias, obtener un gran volumen de datos críticos puede ser una gran oportunidad y un gran beneficio para una operación eficiente del negocio. Todos los datos, gestionados de forma adecuada son clave para una buena toma de decisiones. En este artículo nos enfocaremos en el master data de productos. 

¿Qué es un MD? (Datos Maestros)

Los datos maestros de productos es la información fundamental y esencial que describe y define cada uno de los productos que una empresa fabrica, vende o maneja. Estos datos son utilizados en toda la organización y en diferentes sistemas (ERP, SGA) para asegurar que todos los departamentos y áreas de la empresa funcionen correctamente y en la misma dirección.

Algunos ejemplos de datos maestros de productos incluyen:

1. Descripción del producto: Nombre y descripción detallada del producto.
2. Código del producto: Un identificador único para cada producto que ayuda a diferenciarlo de otros productos en la base de datos.
3. Categoría y subcategoría: Clasificación del producto dentro de una jerarquía de categorías y subcategorías.
4. Atributos del producto: Características específicas del producto, como color, tamaño, peso, material, etc.
5. BOM: Lista de materiales del producto.
6. Proveedor: Información sobre el proveedor o fabricante del producto.
7. Imágenes: Imágenes o fotografías del producto.
8. Sistema de aprovisionamiento. Lead time del producto, Puntos de Pedido, Cantidad a pedir, Cantidad mínimo de pedido etc.
9. Especificaciones técnicas: Detalles técnicos del producto, en caso de ser aplicables.

Es importante mantener correctamente los datos maestros de productos para evitar inconsistencias y errores en la información. Cuando los datos maestros de productos están bien definidos y se mantienen regularmente, es más fácil para el funcionamiento global de la empresa. Por ejemplo, comprar cuando se debe comprar, fabricar cuando se debe fabricar, vender cuando se debe vender, orientado siempre a la satisfacción del cliente. 

Para ello, es importante implementar un Data Governance o Gobierno de datos, es decir, estándares internos que regulen cómo se recopilan, almacenan y procesan los datos dentro de la empresa. Esta gobernanza de datos ayuda a que los datos maestros de productos se utilicen correctamente. 

Gestión de datos maestros MDM ¿por qué es importante? 

Una buena gestión de datos maestros es esencial en cualquier organización por las siguientes razones:

1. Calidad de los datos: Los datos maestros son clave en la empresa. Garantizar la coherencia y calidad de estos datos es fundamental para evitar duplicidades, errores y discrepancias en toda la empresa.
2. Toma de decisiones informadas: Los datos maestros proporcionan una visión unificada y confiable de la información esencial para la toma de decisiones estratégicas y operativas. Con datos consistentes y precisos, la toma de decisiones es más efectiva.
3. Eficiencia operativa: Al contar con una base de datos maestra centralizada los procesos empresariales se vuelven más eficientes. Los empleados pueden acceder rápidamente a la información que necesitan sin tener que buscar en múltiples fuentes.
4. Integración de sistemas y aplicaciones: Una base de datos maestra bien gestionada facilita la integración de sistemas y aplicaciones en toda la empresa. Esto permite que los datos fluyan sin problemas entre diferentes departamentos y procesos, evitando silos de información.
5. Cumplimiento normativo: Muchas industrias están sujetas a regulaciones estrictas en cuanto a la gestión de datos, especialmente en lo que respecta a la privacidad y seguridad. Una buena gestión de datos maestros ayuda a garantizar el cumplimiento de estas normativas.
6. Ahorro de costes: La gestión deficiente de datos, como datos duplicados o inconsistentes, puede llevar a ineficiencias operativas y muchos errores.Una buena gestión de datos maestros reduce estos riesgos ahorrando en tiempo y recursos.
7. Facilita la transformación digital: En el contexto de la transformación digital, donde la automatización, el análisis de datos y la inteligencia artificial son fundamentales, tener datos maestros de alta calidad es un requisito imprescindible para el éxito de estas iniciativas.
8. Gestión de relaciones con clientes y proveedores: Los datos maestros bien gestionados facilitan la gestión de relaciones con clientes y proveedores.

En resumen, una buena gestión de datos maestros es fundamental para la eficiencia operativa, la toma de decisiones y la capacidad de una empresa para prosperar en un entorno empresarial cada vez más centrado en los datos. Sin una base de datos maestra de calidad, las organizaciones pueden enfrentar a ineficiencias y dificultades para cumplir con las demandas del mercado y las regulaciones.

Base de datos maestros: mejores prácticas  para una implementación efectiva 

La implementación de una base de datos maestra (maestros) es vital para asegurar la calidad y coherencia de los datos en una organización. 

Algunas de las mejores prácticas para llevar a cabo una buena implantación son:

1. Planificación detallada: Antes de comenzar la implementación, es fundamental realizar una planificación detallada de nuestros procesos. Define los objetivos y requisitos específicos de la base de datos maestra. Identifica qué datos se almacenarán, qué atributos tendrán y cómo se relacionarán entre sí. Por ejemplo si fabricamos contra stock o contra pedido define la información necesaria para el aprovisionamiento de las meterias primas o productos acabados.
2. Calidad de los datos: Antes de cargar los datos en la base de datos maestra, es esencial asegurarse de que sean precisos, completos y consistentes. Limpia y estandariza los datos en origen y define reglas para mantener su calidad a lo largo del tiempo.
3. Seguridad y privacidad: Los datos maestros a menudo contienen información sensible. Asegúrate de implementar medidas de seguridad sólidas para proteger los datos y cumplir con las regulaciones de privacidad aplicables, aplicando permisos a usuarios clave de la empresa. 
4. Integración con sistemas existentes: La base de datos maestra debe integrarse adecuadamente con los sistemas y aplicaciones existentes en la empresa. Esto asegura que los datos estén disponibles por ejemplo con páginas web si la empresa tiene un e-commerce, SGA (sistema de gestión de almacén ) et.
5. Gestión del cambio: La implementación de una base de datos maestra puede implicar cambios significativos en los flujos de trabajo y procesos de la empresa. Es importante preparar y capacitar a los usuarios para que puedan adaptarse y utilizar la nueva base de datos de manera sólida y efectiva.
6. Equipo de proyecto competente: Asegúrate de contar con un equipo de proyecto competente que tenga experiencia en la implementación de bases de datos maestras. Esto incluye a especialistas en datos, analistas, desarrolladores y profesionales de TI.
7. Monitoreo y mantenimiento continuo: Una vez que la base de datos maestra esté en funcionamiento, es fundamental realizar un monitoreo constante para asegurar su rendimiento y detectar posibles problemas. Además, programa un mantenimiento regular para evitar la degradación de la calidad de los datos y garantizar su precisión a lo largo del tiempo.
8. Documentación exhaustiva: Asegúrate de documentar todas las decisiones y configuraciones relacionadas con la base de datos maestra. Esto facilitará la comprensión y el mantenimiento a largo plazo del sistema.

Siguiendo estas mejores prácticas, estarás en el camino correcto para una implementación exitosa de la base de datos maestra en la empresa.

Cada empresa es única, por lo que es importante adaptar estas prácticas a tus necesidades y circunstancias específicas.

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