1. Análisis de las diferentes áreas de la empresa y sus procesos
Antes de explorar opciones en el mercado, el primer paso es analizar en profundidad las distintas áreas de la empresa. Es fundamental identificar qué procesos necesitan mayor organización, automatización o visibilidad.
Preguntas clave para este análisis:
- ¿Cómo se gestionan actualmente las compras, ventas, producción y stock?
- ¿Hay procesos o tareas que generen errores o cuellos de botella?
- ¿Qué herramientas se utilizan actualmente (Excel, software contable, apps, etc.)?
- ¿La empresa debe cumplir algún estándar o normativa de calidad?
- ¿Se trabaja o se debe trabajar con EDI?
Este diagnóstico te permitirá definir con claridad lo que realmente necesitas de un ERP, evitando pagar por funcionalidades innecesarias o elegir un sistema que no resuelva tus problemas reales.
2. Evaluación de diferentes ERPs del mercado vs procesos de la empresa
Con los procesos ya analizados, es momento de comparar los ERPs disponibles en el mercado. No todos los sistemas están diseñados igual: algunos son genéricos, otros están enfocados en industrias específicas (manufactura, comercio, servicios, etc.), y algunos ofrecen más flexibilidad que otros.
Consejos para esta etapa:
- Verifica si el ERP se puede adaptar a tus flujos actuales.
- Evalúa la facilidad de uso para tu equipo.
Recomendación: Escoge un ERP que se adapte a tu empresa, no uno que te obligue a cambiar completamente tu forma de trabajar desde el primer día.
3. Escoger el integrador que realizará la implantación
Una vez elegido el ERP, es crucial decidir qué integrador llevará a cabo la implantación.
El integrador no solo instala el software: interpreta tus procesos, configura el sistema y entrena a tu equipo. Por eso, debe trabajar a partir del análisis realizado en el paso 1. No todos los integradores tienen el mismo enfoque, experiencia o metodología, y eso puede marcar una gran diferencia en el éxito del proyecto.
Recomendaciones:
- Entrega el mismo documento o briefing a todos los integradores preseleccionados.
- Pide que detallen claramente qué funcionalidades se consideran estándar, cuáles serían personalizaciones (gaps), y qué addons o módulos adicionales serían necesarios.
- Solicita presupuestos desglosados por: licencias por usuario, costos de implantación, soporte, mantenimientos futuros y posibles desarrollos adicionales.
Al estandarizar la información que entregas, podrás comparar ofertas de forma justa y objetiva.
4. Comparativa económica de las propuestas
Una vez tengas 2 o 3 opciones preseleccionadas, el siguiente paso es realizar una comparativa económica detallada. Considera tanto el precio inicial como los costos ocultos que podrían surgir durante y después de la implementación.
Aspectos a tener en cuenta:
- Costos de implementación y parametrización
- Módulos adicionales necesarios
- Integraciones con otros sistemas (CRM, eCommerce, etc.)
Se recomienda crear una tabla comparativa con los costos totales del primer año. Esto te dará una visión más clara de qué sistema encaja mejor con tu presupuesto actual.
5. Evaluación económica a 5 años vista
No solo pienses en el coste de implantación a corto plazo. También debes considerar los costes que pueden surgir a medio y largo plazo. Haz una proyección de costos considerando el crecimiento de tu empresa y cómo evolucionaría el software.
Incluye en el análisis:
- Licencias o suscripciones por usuario (mensuales o anuales)
- Soporte técnico o costes de actualización (anuales o mensuales)
- Posibles incrementos en el número de usuarios
- Nuevas funcionalidades o módulos que podrías necesitar
Este análisis te permitirá identificar cuál es la opción más económica y adecuada a largo plazo.
Conclusión: escoger el ERP correcto es una inversión estratégica
Elegir un ERP no es solo una decisión técnica o económica. Es una inversión estratégica que puede transformar la forma en que opera tu empresa. Siguiendo estos cinco pasos, estarás mejor preparado para tomar una decisión informada, realista y alineada con tus objetivos de negocio.
Recuerda: El mejor ERP no es el más caro ni el más famoso, sino el que mejor se adapta a tu realidad y te ayuda a crecer.
